24 de mar de 2013

Organização do tempo: Tarefas Importantes x Tarefas Urgentes

Estou lendo um livro muito legal do Christian Barbosa sobre administração do tempo, ainda nem cheguei na metade mas A Tríade do Tempo já me trouxe um ganho enorme nessa árdua missão dos dias modernos, que é fazer as atividades diárias caberem nas 24h disponíveis.
Confesso que trabalho bastante e não tenho qualquer problema com isto, só que a velocidade com que as coisas acontecem e a sensação de passar o dia apagando incêndios acabam me consumindo. Já no meu banho da manhã, por volta das 6:15h, começava a passar o filme do dia que tinha pela frente. Dali, era emendando uma tarefa na outra até o meu banho do final do dia, já por volta das 22h. Até que entendi um conceito do livro do Christian sobre organização do tempo que me acertou como um soco do Mike Tyson. Posso dividir isto contigo?

No dia a dia, relizamos tarefas que o Christian Barbosa as divide em: importantes, urgentes e circunstanciais. Importantes são aquelas tarefas relevantes para nossas metas de vida e que ainda temos algum prazo para realiza-las. São atividades que quando são cumpridas nos dá uma enorme satisfação e senso de realização no final do dia. Urgentes são aquelas que precisam ser realizadas rapidamente, o prazo já se esgotou ou falta muito pouco tempo, elas nos sufoca e exigem uma intervenção imediata.  As Circunstanciais são as que não agregam valor para nossas metas de vida, como é o caso do tempo que muita gente perde vagando pela internet sem qualquer foco específico, especialmente pelas redes sociais.
Não vou falar da metodologia da Tríade do Tempo como um todo, mas separei um ponto que já fez grande diferença na minha vida e pode fazer na sua também.
É o seguinte, antes eu cometia um erro fatal, que era deixar minhas tarefas importantes virarem tarefas urgentes.  Lembre-se, elas se diferem uma da outra pelo fato das importantes ainda terem prazo para serem realizadas e as urgentes precisam ser realizadas imediatamente. 
Um exemplo prático para você visualizar melhor é exatamente o que estou vivendo agora ao preparar uma nova palestra. A data ainda não está definida, mas até lá eu preciso definir o nome, pesquisar sobre o tema, alinhavar o conteúdo, preparar os slides, apresentar para um pequeno público (minha mulher e meus filhos ... rs) e finalmente fazer a primeira apresentação oficial. Todas essas tarefas são importantes. Cada vez que concluo uma delas me dá uma enorme sensação de bem estar e satisfação, aquele sentimento de missão cumprida, você sabe do que estou falando? Mais ou menos quando nos esforçamos e conseguimos fazer uma atividade física naquele dia em que acordamos com muita preguiça, dá um belo sentimento de vitória, de estarmos ganhando dos compromissos.
Pois é, mas se eu começar a adiar e não fizer as tarefas necessárias e, de repente, uma palestra for marcada para os próximos dias, aquilo que era importante se torna urgente e o sentimento quando a tarefa for cumprida não é mais de bem estar e realização, mas sim de obrigação, pressão e estresse. Ao concluir as tarefas que agora viraram urgente, o máximo que teria era um respiro de alívio no final do dia.
O mesmo acontece com a declaração de imposto de renda, um trabalho de faculdade, o estudo para a prova, a vontade de emagrecer para um evento importante, o cuidado com a saúde, todas são tarefas importantes para nossas vidas, mas no momento em que vamos adiando e o prazo vai acabando ou a saúde começa a acusar os primeiros problemas, aquilo que era importante vira urgência e, acredite, o sentimento de uma para outra é bem diferente.
Portanto, pegue um papel e caneta e anote todas as tarefas que são realmente importantes para a sua vida e comece a realiza-las agora para que não se transformem em urgentes. O Christian, autor do livro, propõe que nossas tarefas idealmente devem ser dividas em 70% de importantes, 20% de urgentes e apenas 10% de circunstanciais.
A melhor forma de alcançar esses percentuais é realizando o planejamento da sua vida, se não estiver conseguindo fazer isto sozinho, o Coaching pode lhe ajudar. Prefira um profissional capacitado, como aqueles certificados pela Sociedade Brasileira de Coaching, que é o meu caso. Se quiser avançar nesta conversa, deixe uma mensagem ou me encaminhe um e-mail em coach@geronimotheml.com.br.

3 comentários:

  1. Muito bom o texto, como de costume, ainda ben que arrumamos tempo para as circunstanciais, caso contrário eu não teria lido esse texto tão bom.
    Greice

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    Respostas
    1. Greice,
      se a sua rotina incluir a passagem pelo Blog como forma de evolução, deixa de ser circunstancial e vira Importante ;)
      Obrigado pelo carinho de sempre.
      Um abraço apertado e parabéns por ter escolhido vencer a cada dia!

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